Autor: Ing. Petr Kučava
Doba čtení: 6 minut
Tým vývojářů, obchodní oddělení a účtárna sdílejí stejnou budovu, ale jinak v ní pracují. Vývojáři potřebují dlouhé úseky klidu, obchodníci telefonují, účetní pracují s důvěrnými podklady. Pokud se všem nabídne stejná kancelář, někdo bude vždy znevýhodněn. Návrh kanceláří proto nemá vycházet z trendů, ale z odpovědi na jednoduchou otázku: co lidé u své práce skutečně dělají a co jim v tom dnes brání?
Než se začne kreslit: sledujte, co lidé skutečně dělají
Představa o tom, jak se v kanceláři pracuje, se často liší od reality. Vedení si myslí, že lidé hlavně spolupracují, zatímco většina dne se ve skutečnosti odehrává u monitoru v tichu. Spolehlivější je proto několik týdnů zjišťovat:
- jaké činnosti během dne převažují (soustředěná práce, hovory, schůzky, spolupráce u jednoho stolu),
- jak dlouho trvají souvislé úseky bez přerušení,
- kolik času lidé tráví mimo svůj stůl a kde,
- jak se využívají zasedací místnosti (kolik lidí, na jak dlouho, jak často zůstávají prázdné),
- kolik míst je obsazených v jednotlivé dny, pokud se pracuje hybridně.
K tomu stačí kombinace pozorování, krátkého dotazníku, rozhovorů s vedoucími týmů a případně dat z rezervačního systému zasedaček. Nejde o sledování lidí, ale o podklad pro rozhodnutí, který ušetří drahé dodatečné úpravy.
Čtyři režimy práce a prostor, který jim vyhovuje
Praktické je rozlišit, že se v kanceláři střídá několik různých způsobů práce. V odborné literatuře se často uvádějí čtyři:
- soustředění, tedy práce, která vyžaduje klid a delší nepřerušenou pozornost,
- spolupráce, tedy společná práce několika lidí na jednom úkolu,
- učení a výměna znalostí, například školení nebo předávání zkušeností,
- neformální setkávání, tedy krátké rozhovory, přestávky a budování vztahů.
Každý režim potřebuje jiné prostředí. Soustředění klidné místo, spolupráce plochu, kde se dá psát, kreslit a sdílet obrazovku, učení uzavřený prostor, setkávání kuchyňku nebo společnou zónu. Kancelář, která je navržena jen pro jeden režim, ostatní potlačuje.
Typické týmy a jejich nároky
| Typ týmu | Co potřebuje | Typická rizika | Často vhodné prvky |
|---|---|---|---|
| Vývoj, analytika | dlouhé úseky klidu, občasná spolupráce | rušení hovory a pohybem | klidové zóny, paravány, akustické panely |
| Obchod, zákaznická podpora | hovory, rychlá výměna informací | hluk, vzájemné rušení hovory | kabiny, rozmístění s odstupy, akustické prvky |
| Kreativní týmy, marketing | spolupráce, sdílení materiálů, tabule a stěny | nedostatek místa pro společnou práci | flexibilní stoly, sdílené zóny, plochy pro vizualizaci |
| Finance, právo, personalistika | klid a soukromí, důvěrné materiály | únik informací, rušení | uzavřené nebo částečně uzavřené místnosti, uzamykatelné úložné prostory |
| Management, schůzky s klienty | reprezentace, soukromí na jednání | nevhodné prostory pro důvěrné rozhovory | zasedací místnosti, recepce, manažerské kanceláře |
Tabulka je ilustrační. Každá firma má vlastní specifika, proto je nejlepší vycházet z vlastního zjištění, ne z pouhé kategorie týmu.
Citlivé informace, hovory a soukromí
U týmů, které pracují s osobními údaji, smlouvami nebo mzdami, nestačí řešit jen pohodlí. Je třeba počítat s tím, že:
- důvěrné hovory se nemají vést tam, kde je slyší ostatní, takže jsou potřeba uzavřené místnosti nebo kabiny v dosahu,
- dokumenty se nesmí volně povalovat, proto jsou potřeba uzamykatelné úložné prostory a jasné pravidlo uklizeného stolu,
- obrazovky by neměly být viditelné z míst, kudy procházejí návštěvy,
- zasedací místnosti pro důvěrná jednání by měly mít odpovídající zvukovou izolaci.
Požadavky na ochranu osobních údajů vyplývají z právních předpisů a interních pravidel firmy. Prostorové uspořádání je jen jednou ze složek ochrany.
Hybridní týmy a sdílená místa: pravidla rozhodují stejně jako nábytek
Pokud lidé pracují částečně z domova, potřebuje kancelář jiný poměr míst než dřív. Změna spočívá často v tom, že ubývá stálých stolů a přibývá míst pro schůzky, hovory a společnou práci. Sdílení míst ale přináší vlastní problémy:
- lidé potřebují bezpečné místo pro osobní věci (skříňky, kontejnery),
- je třeba vyřešit rezervaci míst, aby se týmy nerozptýlily po celém patře,
- pracoviště se nastavuje pro různé uživatele, proto jsou důležité snadno nastavitelné židle a stoly,
- pokud tým pracuje společně jen několik dní v týdnu, pomáhá mít vyhrazenou zónu, kde se potkávají.
Flexibilní uspořádání samo o sobě nefunguje. Potřebuje jasná pravidla: kdo si smí co rezervovat, jak se místo po sobě uklízí, kam se ukládají osobní věci.
Nábytek podle zóny
Teprve po rozdělení prostoru na zóny dává smysl vybírat vybavení. Pro různé zóny platí jiné priority:
- v klidových zónách ergonomie, akustika a dostatečné osvětlení,
- ve sdílených prostorách flexibilita, snadné přesouvání a možnost rychlé změny uspořádání,
- v zasedacích místnostech pohodlné sezení pro delší schůzky a vhodné stoly,
- v recepci a prostorech pro klienty reprezentativnost a čistý vzhled.
Při výběru je proto praktické, když dodavatel kancelářského nábytku dokáže nabídnout sestavy, které lze rozšiřovat a kombinovat. Jedna řada s jednotnými dekory usnadňuje pozdější úpravy, zvlášť když se dispozice mění.
Kdy stačí standardní uspořádání a kdy se vyplatí návrh na míru
Individuální řešení není vždy nutné. Pro menší kancelář s podobnými rolemi, jednoduchou dispozicí a bez zvláštních nároků na soukromí často stačí standardní uspořádání s kvalitním vybavením.
Individuální návrh kanceláře se vyplatí tehdy, když:
- ve firmě pracují týmy s výrazně odlišnými nároky,
- se pracuje s citlivými informacemi,
- dispozice je členitá nebo neobvyklá,
- se firma mění (růst, hybridní režim, stěhování),
- stávající kancelář způsobuje problémy, které se dají pojmenovat (hluk, nedostatek zasedaček, nespokojenost s vybavením).
Rozhodnout by měla konkrétní zjištění, ne snaha mít „návrh na míru“ za každou cenu.
O autorovi
Petr Kučava je senior copywriter a komunikační specialista se zaměřením na technická, produktová a vysvětlující témata. Dlouhodobě spolupracuje s odbornými konzultanty a převádí složitá témata do srozumitelné podoby.